Πόσο συχνά θα πρέπει να αναθεωρείτε το επιχειρηματικό σας σχέδιο;
Η πιο σημαντική παράμετρος του επιχειρηματικού σχεδιασμού είναι το χρονοδιάγραμμα ανασκόπησης/ αξιολόγησης του.
Ο καθορισμός συνάντησης ανασκόπησης/ αξιολόγησης σε συγκεκριμένη μέρα και ώρα κάθε μήνα, η οποία θα τηρείται πάντα, είναι απαραίτητος έτσι ώστε να αξιοποιηθεί το Επιχειρηματικό σας Σχέδιο για την επίτευξη των καθορισμένων στόχων.
Σε κάθε συνάντηση ανασκόπησης/ αξιολόγησης εξετάζεται η πρόοδός σας σε σχέση με τα ορόσημα που έχουν καθοριστεί, συγκρίνοντας τα πραγματικά σας δεδομένα με τις Οικονομικές σας προβλέψεις. Το Επιχειρηματικό Σχέδιο δεν είναι ποτέ απόλυτα σωστό, αφού βασίζεται σε υποθέσεις που επηρεάζονται από δυναμικές συνεχόμενες εξελίξεις, για αυτό η τακτική ανασκόπηση/ αξιολόγηση και αναθεώρηση/ προσαρμογή είναι ζωτικής σημασίας, έτσι ώστε να ενσωματώνονται σε αυτό αλλαγές που προκύπτουν και να προσαρμόζεται ανάλογα η στρατηγική και οι τακτικές σας.
O Επιχειρηματικός Σχεδιασμός δεν είναι ένα γεγονός που διεξάγεται μια φορά κάθε έτος. Αντίθετα, πρόκειται για μια συνεχιζόμενη διαδικασία στα πλαίσια της οποίας επανεξετάζεται διαρκώς η διαδικασία σας και προσαρμόζεται η πορεία, με βάση τα νέα δεδομένα που προκύπτουν, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι παραμένετε σε πορεία προς τους σημαντικότερους στόχους σας.
Χρειάζεται να αντιμετωπίζετε τον προγραμματισμό όχι σαν ένα έγγραφο, αλλά σαν εργαλείο διαχείρισης που βοηθά στη λήψη αποφάσεων και τη διαμόρφωση στρατηγικής.
Οι μηνιαίες συναντήσεις ανασκόπησης/ αναθεώρησης του Επιχειρηματικού Σχεδίου είναι σημαντικό να καλύπτουν τα ακόλουθα:
Αξιολόγηση των αριθμητικών δεδομένων
Κάθε Επιχειρηματικό Σχέδιο, στα πλαίσια της ενότητας Οικονομικών Προβλέψεων, περιλαμβάνει:
- Κατάσταση κερδοζημιών («Profit and Loss statement» ή «Income Statement »)
- Κατάσταση ταμειακών ροών («Cash Flow Statement»)
- Ισολογισμό («Balance Sheet»)
- Προβλέψεις Πωλήσεων («Sales Forecast»)
Και ίσως κάποιους Οικονομικούς Δείκτες («Ratios») και ανάλυση, όπως:
- Ανάλυση νεκρού σημείου («Break Even Point Analysis»)
- Ανάλυση Καθαρής Παρούσας Αξίας («NPV»)
- Εσωτερικός Συντελεστής Απόδοσης («IRR»)
Στα πλαίσια της αξιολόγησης των αριθμητικών δεδομένων, αξιολογούνται οι επιδόσεις σε σχέση με τις Οικονομικές Προβλέψεις. Αξιολογούνται παράμετροι, όπως:
- Πώς πήγαμε τον προηγούμενο μήνα σε σύγκριση με τις προβλέψεις μας;
- Πώς πήγαμε σε σχέση με τον ίδιο μήνα πέρυσι;
- Ποια είναι η επίδοση μας από την αρχή του χρόνου μέχρι σήμερα;
Χρειάζεται να διερευνηθούν οι αριθμοί, πέραν των συνολικών εσόδων και εξόδων, έτσι ώστε να καταλάβετε καλύτερα τι έχει επηρεάσει τις επιδόσεις σας. Για παράδειγμα:
- Έχουν καλή απόδοση όλες οι προϊοντικές γραμμές σας ή μήπως κάποια παρουσιάζει καλύτερη ή χειρότερη επίδοση;
- Οι δαπάνες μας είναι μέσα στα πλαίσια που είχαν προγραμματιστεί ή υπήρχαν σημεία στα οποία έγιναν υπερβάσεις;
Το πιο σημαντικό σημείο αξιολόγησης αφορά τη θέση μετρητών και τις ταμειακές σας ροές.
- Τα μετρητά που έχουμε εισπράξει καλύπτουν αυτά που είχαν προϋπολογιστεί;
- Ποια είναι η πρόβλεψη των ταμειακών μας ροών για τους επόμενους μήνες;
Αν και οι Οικονομικές Εκθέσεις μπορούν να αναθεωρηθούν εκτός της συνάντησης, η επανεξέτασή τους ως ομάδα ενθαρρύνει χρήσιμες ερωτήσεις και συζητήσεις γύρω από τα έσοδα και τις δαπάνες σας.
Έχουμε πετύχει στα ορόσημα μας;
Αφού αναθεωρηθούν οι Οικονομικές σας Προβλέψεις, εξετάζονται τα σημαντικά ορόσημα σας, σε σχέση με τα καθήκοντα και δραστηριότητες που είχαν προγραμματιστεί για τον τρέχον μήνα και τον επόμενο μήνα.
Συζητείται ο τρόπος συνεργασίας των εμπλεκομένων, όπως καθορίζονται στο πλάνο υλοποίησης, και αξιολογούνται παράμετροι, όπως:
- Είναι ακόμα αυτές οι τακτικές που θέλουμε να εφαρμόσουμε και που θα συμβάλουν στην επίτευξη των στόχων μας;
- Χρειάζεται να αλλάξουμε τις προτεραιότητες μας;
- Υπάρχει νέα γνώση και πληροφόρηση που συνιστά ή επιβάλλει αλλαγές στον προγραμματισμό μας;
Επανεξετάζοντας, κάθε μήνα, τα σημαντικά ορόσημα που έχουμε καθορίσει, γινόμαστε ευέλικτοι και μπορούμε να εφαρμόζουμε τις όποιες αλλαγές απαιτούνται. Καθώς μαθαίνουμε περισσότερα για τους πελάτες μας και την αγορά μας, μπορούμε να προσαρμόζουμε τις στρατηγικές μας και να αναπτύσσουμε νέα ορόσημα.
Μακροπρόθεσμοι Στόχοι και Στρατηγική
Επίσης, χρειάζεται αξιολόγηση των μακροπρόθεσμων στρατηγικών σας στόχων. Παρόλο που αυτό δεν αλλάζει πολύ συχνά για υφιστάμενες επιχειρήσεις, στην περίπτωση νέων επιχειρήσεων («Startups») μπορεί να χρειάζεται συχνή αλλαγή της στρατηγικής τους στα πλαίσια αναζήτησης του κατάλληλου επιχειρηματικού μοντέλου (αυτού που λειτουργεί καλύτερα).
Για νεοσύστατες επιχειρήσεις (Startups) που βρίσκονται σε αρχικά στάδια ανάπτυξης, αυτή η ενότητα των συναντήσεων αξιολόγησης είναι πιο σημαντική, έτσι μπορεί να χρειάζεται περισσότερος χρόνος σε σχέση με πιο εδραιωμένες επιχειρήσεις για τις οποίες συνήθως μπορεί να διαρκεί μόνο λίγα λεπτά.
Θέματα προς επεξεργασία
Τέλος, ο καθένας στην ομάδα μπορεί να παρουσιάσει οποιαδήποτε σχετικά θέματα θέλει, προς συζήτηση. Για παράδειγμα, θα μπορούσαν να περιλαμβάνονται θέματα που αφορούν αξιολόγηση για νέες ευκαιρίες, ιεράρχηση των χαρακτηριστικών προϊόντων/ υπηρεσιών, πιθανές συνεργασίες, ζητήματα ανθρώπινου δυναμικού κ.α..
Αυτό το είδος συζητήσεων «ανοιχτού τύπου» συμβάλλει πραγματικά στην ανάπτυξη νέων ιδεών και φέρνει διαφορετικές προοπτικές από διαφορετικά άτομα.
Επιλογή του κατάλληλου Επιχειρηματικού Σχεδίου
Δεν θα πρέπει να λάβετε σαν δεδομένο το στερεότυπο ότι το Επιχειρηματικό Σχέδιο πρέπει να είναι ένα μακρύ επίσημο έγγραφο.
Το είδος Επιχειρηματικού Σχεδίου που χρειάζεται κάθε επιχείρηση καθορίζεται από τις ανάγκες της, αφού διαφορετικές καταστάσεις απαιτούν διαφορετικούς τύπους Επιχειρηματικών Σχεδίων.
Το αποτελεσματικό Επιχειρηματικό Σχέδιο είναι αυτό που ταιριάζει με την προβλεπόμενη χρήση του. Η κατανόηση της διαφορετικής χρήσης ενός συγκεκριμένου τύπου Επιχειρηματικού Σχεδίου είναι σημαντική έτσι ώστε να δημιουργήσετε τον κατάλληλο χάρτη πορείας για το μέλλον της επιχείρησής σας.
Ποιο είναι το κατάλληλο Επιχειρηματικό Σχέδιο για την Επιχείρησή σας
Λαμβάνοντας υπόψη ότι ένα Επιχειρηματικό Σχέδιο μπορεί να εξυπηρετεί πολλούς διαφορετικούς σκοπούς, το Επιχειρηματικό σας Σχέδιο χρειάζεται να έχει την κατάλληλη μορφή με βάση τη συγκεκριμένη χρήση και τις ανάγκες σας.
Πριν αρχίσει η ετοιμασία του Επιχειρηματικού σας Σχεδίου, πρέπει να καθοριστεί ποιο είναι το κοινό στο οποίο απευθύνεται και ποιοι είναι οι στόχοι του Επιχειρηματικού σας Σχεδίου. Παρόλο που σε όλα τα Επιχειρηματικά Σχέδια, ανεξάρτητα από τη μορφή και τη χρήση τους, περιλαμβάνονται κοινά στοιχεία, όπως οι προβλέψεις πωλήσεων και η στρατηγική μάρκετινγκ, η κατάλληλη μορφή για ένα συγκεκριμένο Επιχειρηματικό Σχέδιο μπορεί να διαφέρει σημαντικά, ανάλογα με το κοινό στο οποίο απευθύνεται και τον τύπο της επιχείρησης που αφορά.
Για παράδειγμα, εάν το Επιχειρηματικό Σχέδιο αφορά μια επιχείρηση βιοτεχνολογίας, το Επιχειρηματικό Σχέδιο χρειάζεται να καταγράφει σε βάθος τις διαδικασίες για κρατική έγκριση. Εάν το Επιχειρηματικό Σχέδιο αφορά ένα εστιατόριο, χρειάζεται να μπει σε λεπτομέρειες για διαφορετικές παραμέτρους, όπως η τοποθεσία, η ανέγερση και/ ή η διαμόρφωση χώρων. Επίσης, η γλώσσα που θα χρησιμοποιηθεί στο Επιχειρηματικό Σχέδιο για την επιχείρηση βιοτεχνολογίας, θα είναι πολύ πιο τεχνική σε σχέση με αυτήν που απαιτείται για το Επιχειρηματικό Σχέδιο που αφορά το εστιατόριο.
Τα Επιχειρηματικά Σχέδια μπορεί επίσης να διαφέρουν σημαντικά σε έκταση, λεπτομέρεια και παρουσίαση. Επιχειρηματικά Σχέδια που προορίζονται, αποκλειστικά, για ενδοεπιχειρησιακή χρήση και κοινό και τα οποία χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για εσωτερικό στρατηγικό/ επιχειρησιακό σχεδιασμό και διαχείριση, μπορεί να χρησιμοποιούν πιο απλή γλώσσα και παρουσίαση.
Στο άλλο άκρο του φάσματος, κάποιο Επιχειρηματικό Σχέδιο που προορίζεται για το γραφείο ενός σημαντικού επενδυτή, θα πρέπει να έχει πιο μεγάλη έκταση, να παρουσιάζει αναλυτικά, αντικειμενικά και στοιχειοθετημένα δεδομένα και να δίνει έμφαση στην παρουσίαση. Επίσης, θα πρέπει να επικεντρώνεται στις πτυχές της επιχειρηματικής δραστηριότητας με προοπτικές υψηλής ανάπτυξης και στην έμπειρη ομάδα που θα επιτύχει εκπληκτικά αποτελέσματα.
Ένα Επιχειρηματικό Σχέδιο, όπως καταδεικνύεται από σχετικές έρευνες (σχετικά παραδείγματα αναφέρθηκαν πιο πάνω) μπορεί να αποτελέσει καθοριστική κινητήρια δύναμη/ εργαλείο ανάπτυξης τόσο για μια νεοσύστατη όσο και για μια υφιστάμενη επιχείρηση, αφού έχει παρατηρηθεί ότι επιχειρήσεις οι οποίες χρησιμοποιούν Επιχειρηματικό Σχέδιο για τη διοίκηση και διαχείριση τους, αναπτύσσονται με σημαντικά ταχύτερο ρυθμό σε σχέση με επιχειρήσεις που δεν χρησιμοποιούν.
Υφιστάμενες Επιχειρήσεις
Οι υφιστάμενες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τον Επιχειρηματικό Σχεδιασμό για τη στρατηγική διαχείριση τους και για να καθοδηγούν την επιχείρηση, όχι μόνο για να αντιμετωπίσουν αλλαγές στις αγορές τους και για να επωφεληθούν από νέες ευκαιρίες. Μια υφιστάμενη επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα Επιχειρηματικό Σχέδιο για να ενισχύσει τη στρατηγική της, να δημιουργήσει μετρήσιμα σημεία αναφοράς για συγκριτική αξιολόγηση και βελτίωση των επιδόσεων της, για να διαχειρίζεται βέλτιστα τις ευθύνες και τους στόχους, για να παρακολουθεί αποτελέσματα, και για να βελτιστοποιεί τη διαχείριση και τον προγραμματισμό πόρων, συμπεριλαμβανομένων των ταμειακών ροών που είναι κρίσιμης σημασίας για τη συνέχεια μιας επιχείρησης. Φυσικά, χρησιμοποιούν το Επιχειρηματικό Σχέδιο και για να καθορίζουν σημαντικά ορόσημα και για τακτική αξιολόγηση και αναθεώρηση.
