Μεταξύ των πιο χρήσιμων εργαλείων για τον στρατηγικό σχεδιασμό είναι η ανάλυση SWOT. Ο κύριος στόχος αυτού του εργαλείου είναι να αναλύσει τους εσωτερικούς στρατηγικούς παράγοντες, τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες που αποδίδονται στoν οργανισμό, καθώς και τους εξωτερικούς παράγοντες πέρα από τον έλεγχο τον οργανισμό, όπως ευκαιρίες και απειλές. Εκτός από την ανάλυση SWOT, η ανάλυση χαρτοφυλακίου, όπως η GE / μήτρα McKinsey [5] ή η ανάλυση COPE [6] μπορούν να χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό της στρατηγικής εστίασης.
Άλλα εργαλεία περιλαμβάνουν τα Balanced Scorecards, τα οποία θέτουν ένα συστηματικό πλαίσιο για τον στρατηγικό σχεδιασμό, τον προγραμματισμό σεναρίων, ο οποίος χρησιμοποιήθηκε αρχικά στο στρατό και πρόσφατα χρησιμοποιούνται από μεγάλες εταιρείες για την ανάλυση μελλοντικών σεναρίων.
Ανάλυση κατάστασης (Situational analysis)
Κατά την ανάπτυξη στρατηγικών, είναι σημαντική η ανάλυση του οργανισμού και του περιβάλλοντός του όπως είναι αυτή τη στιγμή και πώς μπορεί να αναπτυχθεί στο μέλλον. Η ανάλυση πρέπει να διεξάγεται σε εσωτερικό επίπεδο καθώς και σε εξωτερικό επίπεδο για να προσδιορίζονται όλες οι ευκαιρίες και οι απειλές του εξωτερικού περιβάλλοντος καθώς και τα πλεονεκτήματα και οι αδυναμίες των οργανισμών.
Υπάρχουν διάφοροι παράγοντες για την αξιολόγηση της ανάλυσης της εξωτερικής κατάστασης:
- Πελάτες
- Ανταγωνισμός
- Τεχνολογία
- Προμηθευτές
- Αγορά εργασίας
- Η οικονομία
- Το ρυθμιστικό περιβάλλον
Είναι σπάνιο να βρεθεί ότι και οι επτά αυτοί παράγοντες έχουν κρίσιμη σημασία. Είναι επίσης ασυνήθιστο να βρεθεί ότι τα δύο πρώτα – αγορές και ανταγωνισμός – δεν είναι κρίσιμης σημασίας (Bradford “Εξωτερική Κατάσταση – Τι να εξεταστεί”)
Η ανάλυση του εξωτερικού περιβάλλοντος εστιάζεται συνήθως στο πελάτη. Η διοίκηση θα πρέπει να οραματίζεται τη διαμόρφωση της στρατηγικής του πελάτη και πρέπει να το κάνει σκεπτόμενη τις αλλαγές στο περιβάλλον της αγοράς, πώς αυτές θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις κατηγορίες των πελατών και αν οι εν λόγω κατηγορίες των πελατών είναι αυτές που επιθυμεί να εξυπηρετήσει η εταιρεία.
Η ανάλυση του ανταγωνιστικού περιβάλλοντος διεξάγεται επίσης πολλές φορές με βάση το πλαίσιο που προτείνει ο Michael Porter.
Σκοποί και στόχοι (Goals, objectives and targets).
Ο στρατηγικός σχεδιασμός είναι μια πολύ σημαντική επιχειρηματική δραστηριότητα. Είναι επίσης σημαντικός στο δημόσιο τομέα, σε τομείς όπως η εκπαίδευση. Διενεργείται ευρέως ανεπίσημα και επίσημα. Ο στρατηγικός σχεδιασμός και οι διαδικασίες λήψης αποφάσεων θα πρέπει να τελειώνουν με τους στόχους και έναν οδηγό με τους τρόπους για την επίτευξή τους.
Ένας από τους βασικούς στόχους κατά την εκπόνηση ενός στρατηγικού σχεδίου είναι να αναπτυχθεί με τέτοιο τρόπο που να μετασχηματίζεται εύκολα σε σχέδια δράσης. Τα περισσότερα στρατηγικά σχέδια προσδιορίζουν υψηλού επίπεδου πρωτοβουλίες και επιτεύξιμους στόχους, αλλά δεν αναλύονται σε καθημερινές ενέργειες και καθήκοντα που θα απαιτηθούν για την επίτευξη του σχεδίου. Η ορολογία ή η επιλογή των λέξεων, καθώς και το επίπεδο στο οποίο είναι γραμμένο ένα σχέδιο, είναι και τα δύο παραδείγματα εύκολων τρόπων να αποτύχει στο μετασχηματισμό του στρατηγικού σχεδίου με έναν τρόπο που να έχει νόημα και να είναι εκτελεστό από άλλους. Συχνά, τα σχέδια είναι γεμάτα με εννοιολογικούς όρους οι οποίοι δεν δένουν στην καθημερινή πραγματικότητα για το προσωπικό που αναμένεται να πραγματοποιήσει το σχέδιο.
Οι παρακάτω όροι έχουν χρησιμοποιηθεί στον στρατηγικό σχεδιασμό: επιθυμητές τελικές καταστάσεις, σχέδια, πολιτικές, σκοποί, στόχοι, στρατηγικές, τακτικές και δράσεις. Οι ορισμοί διαφέρουν, επικαλύπτονται και αποτυγχάνουν να επιτύχουν σαφήνεια. Οι πιο κοινές από αυτές τις έννοιες είναι συγκεκριμένες, δηλώσεις με χρονικές δεσμεύσεις των προσδοκώμενων μελλοντικών αποτελεσμάτων και γενικές και συνεχόμενες δηλώσεις προσδοκώμενων μελλοντικών αποτελεσμάτων, στα οποία αναφέρονται τα περισσότερα μοντέλα είτε ως σκοπός είτε ως στόχοι (μερικές φορές εναλλακτικά).
Ένα μοντέλο οργάνωσης στόχων χρησιμοποιεί ιεραρχίες. Τα στοιχεία που αναφέρονται παραπάνω μπορούν να οργανώνονται σε μια ιεραρχία μέσων και σκοπών και να αριθμούνται ως εξής: Στόχος πρώτης κατάταξης (Top Rank Objective – TRO), Στόχος δεύτερης κατάταξης (Second Rank Objective), Στόχος τρίτης κατάταξης, κλπ. Από οποιοδήποτε βαθμό, ο στόχος σε μια χαμηλότερη βαθμίδα απαντά στο ερώτημα “Πώς;” και ο στόχος σε μια ανώτερη βαθμίδα απαντά στο ερώτημα “Γιατί;”. Η εξαίρεση είναι ο Στόχος πρώτης κατάταξης (TRO): δεν υπάρχει καμία απάντηση στην ερώτηση “Γιατί;”. Έτσι ορίζεται ο στόχος πρώτης κατάταξης.
Οι άνθρωποι συνήθως έχουν πολλούς στόχους ταυτόχρονα. Η «συνάφεια στόχων» αναφέρεται στο πόσο καλά οι στόχοι συνδυάζονται μεταξύ τους. Ο στόχος Α εμφανίζεται συμβατός με τον στόχο Β; Μήπως ταιριάζουν για να σχηματίσουν μια ενιαία στρατηγική; Η «Ιεραρχία στόχων» αποτελείται από το φώλιασμα ενός ή περισσότερων στόχων μέσα σε άλλους στόχους.
Μία προσέγγιση συνιστά να έχουμε βραχυπρόθεσμους στόχους, μεσοπρόθεσμους στόχους και μακροπρόθεσμους στόχους. Σε αυτό το μοντέλο, μπορεί κανείς να αναμένει να επιτύχει τους βραχυπρόθεσμους στόχους αρκετά εύκολα: τίθενται ακριβώς λίγο πάνω από την δυνατότητα επίτευξης κάποιου. Στο άλλο άκρο, οι μακροπρόθεσμοι στόχοι, φαίνεται πολύ δύσκολο, σχεδόν αδύνατο να επιτευχθούν. Στο πλαίσιο αυτό,ο όρος Στρατηγική διαχείριση αναφέρεται μερικές φορές στους “Big Hairy Audacious Goals (BHAGs)”. Χρησιμοποιώντας ένα στόχο ως ένα σκαλοπάτι για τoν επόμενο αποτελεί αλληλουχία του στόχων. Ένα άτομο ή ομάδα ξεκινά από την επίτευξη των εύκολων βραχυπρόθεσμων στόχων, τότε προχωράει προς τους μεσοπρόθεσμους, στη συνέχεια, προς τους μακροπρόθεσμους στόχους. Οι στόχοι Αλληλουχίας μπορούν να δημιουργήσουν μια “σκάλα στόχων”. Σε ένα οργανωσιακό περιβάλλον, ο οργανισμός μπορεί να συντονίσει τους στόχους έτσι ώστε να μην έρχονται σε σύγκρουση μεταξύ τους. Οι στόχοι ενός μέρους του οργανισμού θα πρέπει να πλέκονται συμβατά με αυτές των άλλων τμημάτων του οργανισμού.
Τεχνικές επιχειρησιακής ανάλυσης
Διάφορες τεχνικές ανάλυσης των επιχειρήσεων μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο στρατηγικό σχεδιασμό, συμπεριλαμβανομένης της ανάλυσης SWOT (Πλεονεκτήματα, Αδυναμίες, Ευκαιρίες και Απειλές), της GE / McKinsey ανάλυσης χαρτοφυλακίου, [5] της COPE analysis , [6], της ανάλυσης PEST (πολιτική, οικονομική, κοινωνική, και Τεχνολογική – Political, Economic, Social, and Technological), της STEER ανάλυσης (Κοινωνικο-πολιτιστική, τεχνολογική, οικονομική, οικολογική, και ρυθμιστικών παραγόντων – Socio-cultural, Technological, Economic, Ecological, and Regulatory factors) και ανάλυσης EPISTEL (Περιβάλλον, Πολιτική, πληροφορική, κοινωνική, τεχνολογική, οικονομική και νομική – Environment, Political, Informatic, Social, Technological, Economic and Legal).
